08.10.21
Mörkö toimitilamarkkinoilla?
Vuokralaisedustus tai kansainvälisellä termillään Tenant representation (TenRep) on pandemian myötä noussut ajankohtaiseksi tueksi yritysten päätöksenteossa. Lehtipalstoilla ja somessa käydään kiivasta keskustelua toimiston asemasta työnteon resurssina, mikä puolestaan on saanut yritykset hakemaan tietoa ja konsultaatiota hallitsemaan vallitsevaa epävarmuutta.
Joni Rajaniemi CW:n Vuokralaisedustuksesta nostaa esille kaksi selkeää vaatimusta, jotka vuokralaiselle määrittävät tänä päivänä hyvän toimitilan:
1. vaatimus: Toimiston tehokkuus
Etätyöskentely ja virtuaalisuus on monipuolistanut työskentelytapojamme pysyvästi. Osassa yrityksistä tämä tarkoittaa liikenteen vähenemistä toimistolla ja tämä hukkatila taas nähdään yrityksen resurssien tuhlaamisena. Kustannustehokkuutta voidaan edistää muun muassa supistamalla tilan määrää vastaamaan nykytarvetta tai uudelleensuunnittelemalla tila niin, että tila tukee yrityksen muita tavoitteita. (Lue lisää: Tämä sinun pitää tietää toimistosta vuonna 2022)
2. vaatimus: Joustavat ja lyhyemmät vuokrasopimukset
Yritysmaailmassa muutoksiin on vastattava nopeasti, mutta vuokrasopimus vaatii sitoutumista. Vaatimus joustavampiin ja lyhyempiin vuokrasopimuksiin juontuukin yleensä kahdesta tekijästä:
1. Oman liiketoiminnan tulevaisuutta ja siten henkilöstön määrää on vaikea ennustaa vuosiksi eteenpäin – poikkeusolot ovat vain edistäneet ennustettavuuden problematiikkaa.
2. Etätyökulttuuri on ollut kokeilussa kaikkialla, mutta kuinka tämä tulee juurtumaan yrityksen organisaatiokulttuuriin pitkällä aikavälillä – tehdäänkö töitä etänä, tullaanko toimistolle vai jotain tältä väliltä?
Epävarmuus siitä, mitä toimistolta vaaditaan, on kuin mörkö toimitilamarkkinoilla. Mörön suurimmaksi kysymykseksi muodostuukin: Kuinka paljon toimistotilaa tulevaisuudessa pitää olla? Suurin houkutus ja paine voi olla minimoida todellinen toimistotilan tarve reippaasti alakanttiin, koska päätöksenteon hetkellä suuri osa henkilöstöstä työskentelee etänä ja kallis vuokra juoksee tyhjien neliöiden osalta.
Mikäli houkutukselle antaa periksi kustannussäästöjen toivossa, voi yritys kohdata mörön nopeammin kuin osaavat odottaa. Äkillinen toimistolle palaaminen voi olla seurausta rajoitusten purkamisesta, jolloin työntekijät päättävätkin rynnistää samaan aikaan toimistolle paremman työergonomian ja sosiaalisten heimotarpeiden takia.
Riski sille, että yritys jää loukkuun alimitoitettujen toimistotilojen kanssa, on tällä hetkellä suuri niille, jotka tekevät päätöksiä nopeasti, ilman realistisia ennusteita tulevasta ja ilman asiantuntevaa osapuolta.
Näin pidät mörön loitolla:
Toimitilatarpeiden perusteellisesta kartoittamisesta on tullut tärkeä osa yrityksen resurssienhallintaa ja sillä myös minimoidaan tulevaisuuden riskejä. Rajaniemi kiteyttää, että vuokralaisedustajan käyttäminen toimitilamarkkinoilla on kuin hyvän asianajajan palkkaaminen oikeuteen – sen tarkoitus on yksipuolisesti edustaa ja ohjata vuokralaista sekä ajaa tämän etua sopimusneuvotteluissa. Toimitilakartoittaminen voidaan toteuttaa esimerkiksi kattavalla henkilöstön osallistuttamisella toimitilaprojektiin, jolla saadaan käsitys työntekijöiden asenteesta eri työskentelymuotoihin. Lisäksi vuokrasopimukseen neuvoteltavat eri optio-oikeudet toimitilojen laajentamisen tai supistamisen suhteen toimivat venttiilinä tilatarpeiden muuttuessa vuokrasuhteen aikana. Samaa asiaa ajavat myös optiot vuokrasopimuksen irtisanomisesta.
Suuret organisaatiot ovat luottaneet vuokralaisedustuspalveluihin jo kauan ennen pandemiaa, mutta viime ajan epävarmuus on rohkaissut kaikenkokoisia yrityksiä ottamaan tästä mallia.
Lue lisää vuokralaisedustuksesta: https://cushmanwakefield.fi/palvelut/vuokralaisedustus/