13.03.23
Cushman & Wakefield x ITU Design vuoden 2023 toimistotrendit
Niklas Forsell ja Sakari Parkkinen keskustelivat yhdessä Itu Designin perustajan ja sisustusarkkitehti Robin Wycherleyn kanssa toimistotrendeistä, ja siitä mitä odottavat vuodelta 2023. Asiakaskunta Robinilla on sama kuin Niklaksella ja Sakarilla ja tavoitteena on yleensä saada yritys uuteen tilaan tai toimistoon. Erilaisia näkökulmia vuoden 2023 toimisto trendeistä tuli esiin, mutta yhteensopivuuksia löydettiin myös.
Katso videolta koko keskustelu!
Pienentäminen
Työelämän muutos on johtanut siihen, että toimistoja pienennetään. Totuus on se, että koronan jälkeen moni ihminen haluaa vielä pitää etätyön mahdollisena, joten suurelle toimistolle ei välttämättä enää ole tarvetta. Suurin trendi, jota tulemme näkemään toimistopuolella on yritysten muuttaminen pienempiin sekä parempiin tiloihin.
Robin on huomannut täysin saman muutoksen myös omissa asiakasprojekteissaan. Viimeisen parin vuoden aikana tilanne on muuttunut huomattavasti. Yritysten kanssa tehtiin melko pieniä muutoksia olemassa oleviin tiloihin, mutta jo tänä vuonna on ollut nähtävissä, että yritykset alkavat tekemään rohkeita päätöksiä ja selkeästi pienentämään toimistojen kokoa.
Kaikki yritykset eivät ole pienentämässä toimistoja Niklaksen mukaan, mutta suurin osa on. Pienentäminen alkuperäisistä tiloista on noin 25–50 % rajoilla. Jos katsotaan neliöitä tai työskentelypisteitä voi pienentäminen olla jopa enemmän. Pienentäminen on mahdollista suurimmaksi osaksi sen vuoksi, että toimistolla päivän mittaan saatetaan nähdä vain puolet henkilöstöstä, sillä toinen puolisko työskentelee kotoa tai tulee esimerkiksi vasta iltapäiväksi toimistolle. Robin mainitsee työskentelevänsä yleensä asiakkaiden kanssa, joiden toimistojen koko on noin 500–2000 neliötä ja näissä tapauksissa on nähty useita vähennyksiä puoleen. Nämä ovat suuria ja rohkeita muutoksia molempien Niklaksen ja Robinin mielestä.
Pienentämisellä on vaikutus budjettiin, kustannusten säästämiseen sekä vuokrahintojen pyyntiin, jotka voivat nousta varsinkin dramaattisesti. Jos toimistojen kokoa pienennetään puolella, on varaa hienompaan ja kalliimpaan ja samalla syntyy säästöjä. Vuokrasäästöjen avulla on mahdollista käyttää osaa budjetista esimerkiksi mukavamman työympäristön luomiseen. Robin mainitsee huomanneensa usean yrityksen olevan joustava siihen, miten tai mistä työntekijät työskentelevät, mutta pitävän myös huolen siitä, että työympäristöstä saataisiin houkuttelevampi paikka mihin tulla.
Yritys näkee hyödylliseksi tuoda ihmiset yhteen ja se on usein nähtävissä myös siinä mitä asiakas pyytää, kun kyseessä on toimiston uudelleen sisustaminen tai remontointi. Nykyään on hyvinkin yleistä muuntaa niitä alueita, jotka oltiin alun perin suunniteltu yksilölliseen työskentelyyn, ryhmähuoneiksi tai avoimeksi alueeksi.
Työntekijöiden kuunteleminen
Tänä vuonna tullaan selkeästi kuuntelemaan enemmän työntekijöitä, jotta pystytään luomaan houkutteleva toimisto, minne halutaan tulla. Tämä tarkoittaa eri toimijoille eri asioita. Tänä päivänä halutaan ja tarvitaan syy siihen, miksi tulla toimistolle, ja vastaus tähän vaihtelee henkilöstä riippuen. Toiselle syy tulla toimistolle on oma työhuone ja sen tuoma rauha, kun taas toiselle syy on lounge-alue, jossa voi jutella ja viettää aikaa yhdessä kollegoiden kanssa. Vaikka koronan myötä etätyöskentely tuli meille jokaiselle osaksi arkipäivää, on asioita, joita halutaan tehdä toimistolla yhdessä. Tämän vuoksi Robin mainitsee monen asiakkaansa pyynnön muuttaa toimistosta tila, missä heidän työntekijänsä voivat nähdä itsensä ja johon on helppo samaistua. Työympäristö, joka ei muodostu pelkästään sääntöjen noudattamisesta tai tietyistä tunti määristä.
Usein yrityksellä on alkuvaiheessa tietynlainen idea siitä, mitä uskotaan toimistolta haluavan. Kun sitten yhdessä aletaan toimistoja etsimään ja suunnittelemaan ideat heräävät eloon ja mielipiteet sekä päätökset voivat muuttua paljonkin siitä mitä ne aluksi olivat. Huomataan asioita, joita ei tiedetty alun perin olevan olemassa tai edes mahdollisia.
Molemmat Niklas ja Robin ovat sitä mieltä, että heidän työnsä on muuttunut parin viime vuoden aikana paljon mielenkiintoisammaksi. Toimistotrendit olivat ennen aika lailla samoja, mutta nykyään on paljon eroavaisuuksia yritysten välillä siinä mitä halutaan ja mikä on mahdollista. Nykyään toimiston ulkonäköä ja tunnetta ei mietitä vain yrityksen brändin näkökulmasta, vaan sillä, millä tavalla työntekijät näkevät itsensä. Erityisesti nuoremmalle henkilökunnalle on tärkeää nähdä itsensä tilaan, sillä monelle työpaikka ja työympäristö tulee osaksi omaa identiteettiä. Nuoremmalle työntekijälle on tärkeää työskennellä yrityksessä, joka vastaa omaa käsitystä itsestään.
Ennen toimiston etsiminen oli numeraalinen prosessi, mutta nykyään se lähtee ns. pehmeistä arvoista. Miten luoda työtila, jossa työntekijät haluavat viettää aikaa. Tärkeää on myös muistaa, että vaikka yhteistyöpisteitä halutaan entistä enemmän, on vieläkin henkilöitä ja tilanteita, jotka vaativat toimiston tuomaa yksityistä rauhaa ja tilaa keskittyä.
Sijainti
Määritelmä hyvästä sijainnista on muuttunut. Toimistojen pienentäminen ja sen myötä kustannusten säästäminen vaikuttavat paljolti siihen sijaintiin, missä yritys tänä päivänä haluaa olla. Toimistojen pienentäminen mahdollistaa toimiston siirtämisen paremmalle sijainnille. Enää ei lasketa vaan aikaa, joka kuluu työmatkaan, vaan painoarvoa asetetaan myös siihen mitä itse sijainti alueena pystyy tarjoamaan. Paremmalla sijainnilla tarkoitetaan tänä päivänä kätevämpää sijaintia.
Etätyön aikana totuimme siihen, että työpäivän aikana pystyimme hoitamaan myös yksityisasioita, kuten esimerkiksi käymään kaupassa. Tällöin toimiston sijainti esimerkiksi ostoskeskuksen läheisyydessä on positiivista. Ravintolat ja kahvilat toimiston lähellä katsotaan myös tärkeiksi. Parempi sijainti ei välttämättä aina tarkoita niitä vanhoja perinteisiä parhaita sijainteja vaan käteviä sijainteja. Hyvä sijainti riippuu tapauksesta.
Toimisto ja hauskuus
Sakari ja Robin keskustelivat siitä, kuinka nykypäivänä asiakas etsii toimistolta hauskuuden elementtiä. Tärkeää on yrityksen sisällä määritellä mitä sanalla hauska tarkoitetaan ja mitä sillä haetaan. Toiselle se tarkoittaa värikkäitä seiniä, toisille pingispöytää. Useille se kuitenkin tarkoittaa toimistoa, joka on rentouttava, kotoisa ja mukava. Työympäristö, josta voi nauttia ja pitää hauskaa vaikuttaa myös keskittymiseen ja produktiivisuuteen. Usein henkilö, joka tekee töitä kotoa, saattaa hakea toimistolta jonkinnäköistä piristystä tai energisyyttä. Tämän vuoksi Robin ja Sakari pitävät mahdollisena tulevaisuudessa työympäristöä, jossa ei nähdä yhtäkään omaa työpistettä, sillä hiljainen työskentely voidaan tehdä kotona ja kun halutaan sosialisoitua ja vaihtelua tullaan toimistolle.
Tällä hetkellä toimistotrendeihin kuuluvat luonnolliset värit ja materiaalit, kuten vihreä, tumma puu ja oikeat kasvit. Tänä päivänä on hyvinkin tavallista, että toimisto muistuttaa enemmän kahvilaa tai kotia, mutta mielenkiintoista on nähdä, jatkuuko trendi tähän suuntaan vai huomaammeko 10 vuoden päästä täydellisen käännekohdan. Robin pohtii sitä mahdollisuutta, että vuosien päästä toimistot alkavat muistuttamaan taas ”toimistoja” eli täysi vastakohta siihen kotoisuuteen mitä nyt on huomattavissa.
Trendi vaihtuu
Kuten aiemmin mainittiin, päätoimistoa pienennetään ja tilaa brändätään. Siirrytään paremmalle sijainnille ja vaihdetaan hienompiin tiloihin. Toimistoista tulee yrityksen käyntikortteja, joiden avulla luodaan näkyvyyttä ja houkutellaan myös uusia työntekijöitä.
Yleisesti toimisto trendien suunta jatkuu kohti joustavuutta siihen, missä tai mistä ihmiset voivat työskennellä. Globaalisti toimisto trendit eroavat Suomessa nähtävistä trendeistä siinä, että esimerkiksi Lontooseen rakennetaan ilmiömäinen määrä uusia rakennuksia yhteiseen käyttöön pääkonttorien sijaan. Robin uskoo, että tämä trendi tulee rantautumaan myös Suomeen jossain vaiheessa.
Myös moni yritys etsii tietynlaista hub-and-spoke tilannetta. Kuten aikaisemmin puhuttiin, enää ei ole tarvetta suurelle päätoimistolle yhdellä sijainnilla. Pienennetyn päätoimiston lisäksi tarjotaan ns. spoke tiloja, jotka ovat lähempänä työntekijöiden kotia, yrityksestä fyysisesti erillisiä tiloja. Nämä kyseiset tilat tarjoavat niille työntekijöille, jotka asuvat esimerkiksi kaupungin ulkopuolella, pääsyn toimistopalveluihin lähempänä kotia. Antamalla työntekijöille mahdollisuuden työskennellä lähempänä kotia mieluummin kuin kotona, vältytään etätyöskentelyn haitoilta kuten eristäytymiseltä ja yhteistyön puutteelta. Tämän myötä mahdollistetaan myös rekrytoida uusia työntekijöitä muualtakin kuin vain pääkonttorin lähettyviltä. Toimistoista tulee yrityksen käyntikortteja, joiden avulla luodaan näkyvyyttä ja houkutellaan myös uusia työntekijöitä.
Muutos on hyvästä
Tapa työskennellä, sekä yleisesti työelämä on muuttunut huomattavasti viime vuosien aikana ja tulee muuttumaan. Viime vuosien aikana monella ihmisellä on ollut enemmän aikaa heijastaa ja miettiä sitä, mitä omalta tulevaisuudeltaan haluaa. Tämän saman ajattelutavan tulee tapahtua myös yrityksen sisällä.
Suurin toimistotrendi tulee olemaan toimistojen pienentäminen ja muuttaminen kätevämmälle sijainnille. Tämä on myös yksinkertaisin tapa raikastaa yritystäsi ja samalla kuunnella, sekä tarjota työntekijöille sitä, mitä he haluavat. Tämän avulla viet yrityksesi seuraavalla tasolle ja saat paremmin houkuteltua työntekijöitä toimistolle. Samalla saavutat kustannus säästöjä. Tämä on Niklaksen, Sakarin ja Robinin mielestä täysin itsestäänselvyys.
Kuten mainittu, toimiston pienentäminen antaa mahdollisuuden vaihtaa parempaan sijaintiin ja kustannusten säästämiseen. Vaihtamalla sijaintia, saatat inspiroida, sekä motivoida työntekijöitäsi. Työntekijät saattavat olettaa jonkinnäköistä muutosta yrityksissä sekä toimistoissa viimeisten kriittisten vuosien jälkeen ja heitä ajatellen, ehkä nyt on aika tehdä asian eteen jotain.
Nykyään yritykset laativat enemmän yleisarvioita tilanteistaan ja siitä, miltä heidän tulevaisuuden toimiston tulisi näyttää, ennen kuin tekevät päätöksiä. Tämän vuoksi nähtävissä on enemmän yrityksiä, jotka ryhtyvät toimeen pelkän puheen sijaan. Päätöksiä, sekä muutoksia toimistojen suhteen tehdään entistä enemmän, joka on tärkeää niin yrityksen, kuin myös työntekijöiden näkökulmasta. Vuosi 2023 tulee olemaan muutosten vuosi toimisto puolella, jota on odotettu.
Herättikö blogiteksti ajatuksia?
Ota yhteyttä
info@cushwake.fi